Indemnités d'assurance déposées en fiducie auprès d'un notaire

Démarches qui permettent une meilleure protection du syndicat, des copropriétaires et des créanciers à la suite d'une perte importante ou destruction partielle ou totale d'un immeuble détenu en copropriété.

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Description

Administration ou gestion des indemnités d'assurance

Afin de minimiser les problèmes pouvant résulter d'un sinistre entraînant la destruction totale ou partielle du condominium, le syndicat de la copropriété, les copropriétaires et les créanciers hypothécaires devraient prévoir la création d'une convention de fiducie afin de planifier la réparation ou la reconstruction de l'immeuble. Le notaire, professionnel de l'immobilier, est bien placé pour agir comme coordonnateur de cette réparation ou de cette reconstruction et administrer la convention de fiducie. Les indemnités d'assurance versées suite au sinistre pourront être déposées dans le compte en fidéicommis de notre étude.

La décision de reconstruire et le rôle de l'administrateur de la convention de la fiducie

Lorsque la décision de réparer ou de reconstruire est prise, il devient essentiel de coordonner les efforts du syndicat de la copropriété, de l'entrepreneur général, de l'administrateur de la convention de fiducie, etc.

L'administrateur de la convention de fiducie détiendra les indemnités d'assurance dans le compte en fidéicommis de son étude. Elles seront retenues pour la réparation ou la reconstruction des parties communes et des parties privatives. Les indemnités en question seront remises par l'administrateur aux entrepreneurs choisis au fur et à mesure de la progression des travaux. Le notaire, agissant comme administrateur de la convention de fiducie, est autorisé à prendre toute mesure qu'il juge nécessaire, par exemple obtenir des certificats de l'architecte ou du gestionnaire de projet, afin de s'assurer que les sommes ainsi remises servent bien à payer la réparation ou la reconstruction des parties du condominium. Ces paiements, faits au fur et à mesure de la réalisation des travaux, s'appellent déboursés progressifs.

Les déboursés progressifs

Le recours à des déboursés progressifs pour le paiement des travaux de réparation ou de reconstruction du condominium constitue un mécanisme délicat autant pour le syndicat, pour les copropriétaires que pour le créancier hypothécaire. L'utilisation des déboursés progressifs demande une expertise qui exige la coordination de plusieurs éléments tels que:

  • la vérification des dénonciations reçues des sous-entrepreneurs;
  • l'obtention de la confirmation par un expert du degré d'avancement des travaux;
  • la vérification des entrées adverses au registre foncier;
  • l'obtention des quittances, partielles ou finales, de tous les intervenants pour le déboursé antérieur;
  • le contrôle des retenues de l'entrepreneur et des sous-entrepreneurs;
  • l'obtention de la liste des montants à payer;
  • l'émission des chèques, du compte en fidéicommis, aux divers intervenants;
  • la vérification du budget actualisé; la vérification que le coût des travaux à compléter n'excède pas le solde restant dans le compte de la convention de fiducie.

Pour ce type de mandat, le notaire doit recourir à l'assistance d'un expert afin de déterminer les éléments requis pour mener à bien le projet. Le notaire doit aussi être en mesure d'évaluer avec exactitude les coûts, de façon à ce que le propriétaire ou le créancier dispose toujours d'un montant suffisant pour défrayer les travaux à compléter.

Ayant déjà oeuvré dans des dossiers faisant appel à des déboursés progressifs, Notaire-Direct a donc développé à cet égard une méthode. Ainsi, avant le début des travaux, une rencontre sera organisée entre les principaux intervenants, soit le notaire, l'entrepreneur général, le gestionnaire de projet, les représentants du syndicat de la copropriété et l'assureur. Lors de cette rencontre, les participants établissent la façon de faire et notre étude remet alors au gestionnaire de projet et à l'entrepreneur général une trousse des différents documents qu'ils devront compléter au fur et à mesure de l'avancement des travaux afin de nous les remettre avant chaque déboursé.

Les honoraires pour les déboursés progressifs, la rédaction de la convention de fiducie et la détention de l'indemnité d'assurance en fidéicommis sont facturés à un taux horaire ou à forfait.

Il s'avère donc important de consulter Notaire-Direct spécialisé dans le domaine de la construction car:

  • il est un spécialiste dans la rédaction de contrats;
  • il vérifiera la capacité du signataire de la quittance;
  • il détient obligatoirement une assurance responsabilité;
  • il complétera la documentation requise et effectuera les vérifications avant d'effectuer les déboursés progressifs.
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